Quelques raisons pour lesquelles vous ne devriez pas laisser vos employés contrôler votre entreprise

De nos jours, la majorité des sociétés rencontrent des problèmes de gestion similaires, quelque soit leurs domaines d’activités. Le cofondateur du réseau social LinkedIn, Reid Hoffman a dit un jour : « vous ne pouvez pas garder vos meilleurs éléments pour toujours ». Cette affirmation s’applique-t-elle à votre entreprise ? Quel a été votre ressenti au départ de votre collaborateur le plus performant ? Etiez-vous inquiet de ne pas trouver un collaborateur aussi compétent ? A combien s’élèvent les pertes temporelles et financières, subies par votre société durant la formation complète du personnel recruté ?

Sachez que vous n’êtes pas le seul à vivre cette situation. Des employés viennent et d’autres partent. Donc, vous ne devez pas être trop dépendants de vos employés. Mais alors, Que faire pour maintenir la croissance de la société malgré les mouvements des employés ?

1.Un processus solide

Il ne faut pas simplement souhaiter que le personnel recruté soit à la hauteur du poste. Vous devez mettre en place un processus solide. Ce processus a pour but de réduire la dépendance de votre société aux personnels productifs. Ainsi, vous accorderez plus de temps et d’énergie aux objectifs prioritaires tels que la croissance de l’entreprise. En plus, ce processus peut vous aider de plusieurs autres manières.

1.1. Recrutement

Traditionnellement, la programmation des trajets se fait par un employé recruté à cette fin. Alors, certains dirigeants ont recours soit à des publicités, soit aux agences d’embauche, soit aux agrégateurs de bases de données d’emplois. Quelque soit les méthodes que vous utilisez, elles vous occasionnent de fortes dépenses d’argent.

Par ailleurs, le processus de recrutement est constitué de plusieurs étapes et demande donc un temps important puisqu’il faut :

• Analyser les curriculum vitae ;

• Contacter et sélectionner les postulants ;

• Entretenir les candidats ;

• Faire des tests de niveau préalable au recrutement ;

• Etc.

PDG de Robert Half International et auteur du kit des ressources humaines pour les nuls, Max Messmer a déclaré : “trouver la personne idéale demande du temps et de la concentration, et c’est une activité à laquelle même les dirigeants les plus occupés doivent accorder du temps”.

Après tout cela, vous n’êtes pas sûr que le nouvel employé sera compétent pour le poste à pourvoir. En embauchant la mauvaise personne, cela coûtera à votre société deux fois et demie le salaire de cet employé. Ceci à été démontré dans un rapport de Dice, un portail d’emploi populaire.

S’il arrive que le nouvel employé n’est pas à la hauteur après quelques mois, il vous faudra reprendre le processus de recrutement à la recherche d’un remplaçant compétent. Malheureusement, cette nouvelle recherche vous causera des pertes telles que la :

• Perte de productivité ;

• Perte d’énergie et de temps ;

• Perte d’argent ;

• Etc.

Avec des recrutements répétés et inutiles, croyez-vous que vous allez perdurer dans ce domaine d’activité ? Evidemment non. Prenons le cas d’une société de messagerie. L’utilisation de processus solides dans cette entreprise aidera à éliminer les pertes ci-dessus.

Ainsi, les problèmes rencontrés et les dépenses effectuées peuvent être réduits avec un processus solide appliqué à la planification des trajets. Le logiciel de planification automatique des trajets facilite la résolution des ces soucis. A titre d’exemple, le planificateur d’itinéraire Route4Me rend automatique 95% des activités de planification de trajets.

Pour cela, vous devez juste charger toutes les adresses des clients et le nombre de conducteurs disponibles dans le système. Le planificateur vous fournira en moins de 30 secondes un trajet correct, efficace et prêt à l’emploi. Dès lors, il faut donner à chaque conducteur, son trajet attribué par le planificateur.

Vous remarquez donc que vous n’aurez plus à vous préoccupez des dépenses liées à l’embauche de nouveaux chauffeurs, une fois que vous serez passé à l’automatisation de la planification des trajets.

1.2. Formation

Pensez-vous qu’il soit possible que la personne que vous venez de recruter maîtrise le fonctionnement de votre entreprise et de votre domaine en un jour ? Evidemment non. On est tous d’accord qu’un nouvel employé à besoin d’un certain temps pour générer un bon rendement. La qualité de la formation que vous lui donnerez joue un rôle important dans sa productivité.

Dès lors, estimez le coût du recrutement et de la formation d’un nouvel employé. L’exemple suivant nous permettra de comprendre le coût du remplacement d’un excellent employé.

Envisageons que la planification des trajets soit effectuée par un travailleur que vous embaucher à cette fin et qui doit percevoir 30$/heure. En plus, vous devez le former pendant un ou deux mois afin qu’il s’adapte aux besoins et contraintes de l’optimisation des trajets. La formation de cet employé en une mensualité vous reviendra à 4800$. En plus de cela, l’employé n’est pas productif durant sa formation et peu de temps après. En fait, l’employé n’est pleinement opérationnel qu’après trois mois dans l’entreprise. Et ce n’est pas fini. Puisque vous devez prendre en compte la rémunération du formateur et d’éventuelles pertes de productivité.

Avec cet exemple, on se rend vite compte que le coût de la formation croît avec le temps de formation. En outre, vous devez donner à tout votre personnel une formation continue afin de garantir une productivité croissante. Même les besoins et les contraintes de votre secteur changeront avec le temps. Cette formation continue devrait permettre aux employés d’être constamment à jour. Toutes ces dépenses peuvent être vues comme d’énormes pertes d’argent. Est-ce acceptable pour une entreprise qui veut faire du profit d’en perdre autant.

Heureusement, une technique de réduction des coûts existe. Certains penseront à automatiser le système de formation mais l’idéal serait d’acquérir une technologie simple d’utilisation. Route4Me en est le parfait exemple car vos chauffeurs n’ont pas besoin d’une formation lourde.

Cette technologie ne nécessite pas de notions de base sur l’optimisation des trajets, ni même d’un ordinateur particulièrement réservé à Route4Me. Vous avez la possibilité d’optimiser des trajets, de les paramétrer et de surveiller les chauffeurs. Tout ça à partir d’un terminal (un smartphone par exemple).

Par ailleurs, un groupe spécialisé est mis à disposition par Route4Me afin d’assister votre structure dans le passage entre le processus actuellement utilisé pour la planification et la nouvelle technologie.

Le processus d’intégration de Route se répartit dans les étapes suivantes :

• Étape 1 : Contacter un expert Route4Me

• Étape 2 : Nous créerons votre compte

• Étape 3 : Envoyez toutes les adresses de vos clients à votre expert en planification des itinéraires Route4Me.

• Étape 4 : L’expert en planification des itinéraires importera les informations relatives à vos clients dans votre compte.

• Étape 5 : L’expert en planification des itinéraires créera les premiers itinéraires pour vous. Il vous guidera, vous et votre équipe, à travers l’ensemble de l’application avec un partage d’écran en direct.

Tout ce programme d’intégration est gratuit. N’est-ce pas intéressant ? A vous de faire la comparaison entre ceci et vos formations coûteuses. Pensez-vous encore que dépendre de vos employés est bénéfique pour vos activités ?

2.Connaissances

Lorsqu’on veut avoir des connaissances appuyées sur un secteur d’activité, il faut consacrer du temps et de l’énergie en conséquence. Les informations peuvent porter sur :

• Le secteur d’activité

• Les domaines dans lesquels vous intervenez

• Les offres de services

• L’argument de vente unique

• Tous les autres petits renseignements sur votre entreprise qui peuvent les aider à faire leur travail correctement.

Ce temps peut aller de quelques mois à quelques années. Mais tout comme vous, les entreprises ont besoin de se développer dans un délai très court. Pour un service de messagerie, cette croissance implique de :

• Couvrir plus de trajets pour servir davantage de clients.

• Continuer à en apprendre davantage afin d’effectuer un calcul d’itinéraire plus précis.

Peut-être qu’aujourd’hui, votre collaborateur n’a besoin de planifier que des trajets spécifiques. Avec le temps, il devra probablement optimiser les trajets multi-dépôts et multi-voitures. Alors, ce répartiteur sera un individu hautement qualifié pour cette fonction et un membre important de l’entreprise. S’il arrive que ce brillant travailleur quitte la société, il partira avec de précieuses connaissances. Que ferez-vous ?

Probablement, le cycle reprendra : Nouveau recrutement, nouvelle formation, éventuel départ du meilleur personnel. Ainsi, on comprend rapidement ce qui compte vraiment.

Heureusement, tout ceci n’est plus un problème lorsque vous optez pour un planificateur de trajets. Ce logiciel fait tout votre travail à votre place. En fait, les récentes informations sur la météo sont disponibles sur la plateforme. Ainsi, vous planifiez aisément vos trajets de livraisons.

Donc, il n’est plus nécessaire de se casser la tête dans l’optimisation des trajets. En plus, vous éviterez :

• Zones à forte circulation

• Heure de pointe de la circulation

• Routes en cours de construction

• Routes à éviter au lever du soleil

Par ailleurs, le planificateur vous offre différentes méthodes de planification parmi lesquelles :

• Programmer les déplacements au dernier moment… éventuellement au cours de la journée.

• Intégration de restrictions précises, comme la capacité de charge et les délais.

• Communiquer aux consommateurs les heures de livraison estimées de votre conducteur.

• Localisation en temps réel de l’emplacement d’un client

L’utilisation de cette application permet de conserver toutes les connaissances au sein de l’entreprise.

3.Heures supplémentaires

En l’absence du répartiteur, il devient très compliqué de planifier vos trajets de livraison. Vous pourrez demander aux autres travailleurs de se partager les heures de services de ce dernier, durant une certaine période. Pour recruter un remplaçant compétent il vous faudra du temps. Ainsi, vos employés effectueront inévitablement des heures de services supplémentaires. Ce qui devrait normalement être rémunéré.

En plus, il est logique que ces autres travailleurs ne soient pas aussi performant que l’ancien répartiteur. Vous devez vous attendre à cela. Pouvez-vous garantir que les trajets optimisés soient les plus efficaces possible ? évidemment que non. Alors, les employés de terrain effectueront des itinéraires plus longs que nécessaire et auront besoin de plus d’heures pour atteindre leurs objectifs journaliers. Pire encore s’ils se retrouvent sur les mêmes routes ou dans des embouteillages.

Heureusement, cette situation se gère aisément avec un planificateur de trajets. En fait, la démarche d’optimisation de trajets est distincte de l’expertise de votre personnel avec ce logiciel. Le départ du meilleur chauffeur ne perturbera en aucun cas les activités de votre entreprise.

Alors, que pensez-vous maintenant d’une organisation centrée sur les employés par rapport à une organisation centrée sur les processus ?